PROCESSUS D'APPELS D'OFFRES

Le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation réglemente (MAMH) les processus de gestion contractuelle. Les règles générales qu’il édicte sont une norme minimale, mais les municipalités peuvent se doter de règlements de gestion contractuelle plus contraignants si elles le désirent. Il est donc de la responsabilité de la personne responsable du projet de s’informer de la politique de gestion contractuelle interne de l’organisme qui l’emploie.

Les règles générales du MAMH distinguent les modes d’octroi de contrats en trois fourchettes de prix ayant chacune ses contraintes⁵:

Contrats dont la dépense est inférieure au seuil obligeant l’appel d’offres public (moins de 105 700 $) :

Contrats dont la dépense est égale ou supérieure à 105 700 $ :

[5]Régime général concernant la passation des contrats municipaux.

Pour les contrats de 24 999 $ et moins, l’organisme peut passer contrat avec l’entreprise de son choix. Il est tout de même conseillé d’effectuer des recherches pour s’assurer que les services offerts sont concurrentiels.

De 25 000 $ à 105 699 $, l’organisme doit absolument faire appel à un minimum de deux fournisseurs sous forme d’invitation écrite en leur accordant un délai d’au minimum huit jours pour répondre. Un système de pointage qui pondère les divers éléments de l’offre doit obligatoirement être utilisé afin de comparer les soumissions de façon équitable.

Les appels d’offres pour des contrats de 105 700 $ et plus doivent obligatoirement être publiés dans le Système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SEAO). Ils doivent également être publiés dans un journal en accordant un délai minimal de 15 jours aux fournisseurs pour répondre.

Deux types de contrats

Les contrats de skateparc peuvent être de deux types. Il peut s’agit de contrats « clé-en-main », que l’on appelle contrats de conception-construction, ou de contrats dits d’enchaînement, qui, comme le nom l’indique, sont une succession de contrats distincts pour chaque étape, de la conception jusqu’à la construction.

Contrat de conception-construction

Pour ce type de contrat, l’organisme public demande aux fournisseurs de faire une offre clé en main qui inclut la conception et la construction des installations. Le devis guide les entreprises afin qu’elles puissent présenter au client la meilleure proposition possible. Tous les désirs du client étant formulés dans le devis, les entrepreneurs doivent soumettre un concept qui plaira le plus possible aux preneurs de décision.

Généralement, l’appel d’offres présente une fourchette de prix détaillée de façon à obtenir des offres plus facilement comparables. Dans le devis, les matériaux et techniques de construction peuvent être dictés précisément ou laissés à la discrétion du fournisseur, en quel cas on en tiendra compte dans la grille de pointage.

L’octroi de ce type de contrat se fait habituellement selon une grille de pointage. L’organisme (la municipalité) forme un comité chargé d’attribuer un pointage aux offres reçues et de choisir l’entreprise gagnante. Il est important que l’expertise des membres du comité soit diversifiée et que des experts soient consultés pour noter les différentes offres convenablement.

Une multitude de critères peuvent servir à de choisir le fournisseur, comme le montre la grille d’évaluation.

Contrats d’enchaînement

C’est la manière classique ou traditionnelle d’octroyer des contrats dans le domaine public : la Ville accorde d’abord un contrat à une firme de conception, soit de gré à gré ou par voie d’appel d’offres. L’entreprise réalise alors le devis conjointement avec la Ville ainsi que la production des plans. Plans et devis sont alors lancés dans un nouvel appel d’offres pour la construction. Le choix se fera sur une base axée sur le prix et les qualifications de l’entrepreneur. On peut notamment demander aux soumissionnaires d’indiquer leurs expériences dans la réalisation de projets analogues.

Système de pointage

Le système de pointage pour choisir un entrepreneur est à la discrétion de l’organisme public. Le pointage maximum possible peut varier et les critères à évaluer changent en fonction des besoins. La Ville peut décider d’allouer plus de points pour un certain critère qui lui tient grandement à cœur afin d’attirer l’attention des fournisseurs sur ce point. La complexité du système de pointage varie également. Plus il est précis, plus rigoureux et efficace sera le choix d’un gagnant. Les critères principaux peuvent être subdivisés en sous-critères ayant chacun sa valeur.

Voici les critères généraux que l’on retrouve généralement dans les systèmes de pointage pour évaluer les soumissions d’entrepreneurs à un projet d’aménagement de skateparc :

• Expérience et notoriété de l’entreprise
• Attrait du parcours proposé (originalité, nombre de modules, etc.)
• Dimensions du parcours proposé
• Niveaux d’habileté des usagers éventuels (débutant – intermédiaire – expert)
• Qualité de l’aménagement et de son intégration
• Qualité des matériaux proposés
• Qualité du dossier de présentation
• Prix
• Garantie et entretien
• Échéancier

Si les entreprises soumissionnent sur des plans préparés au préalable par une autre firme, le pointage ne s’appliquera que sur les qualifications de l’entreprise et l’échéancier proposé.

Voici un exemple de grille d’évaluation :

Qualification des soumissionnaires

Comme les travaux de conception et de construction des skateparcs sont très spécialisés, il importe de faire affaire avec des firmes expérimentées ayant fait leurs preuves dans le domaine. Chaque skateparc est en effet unique et sa construction requiert un souci du détail accru ainsi qu’une compréhension en profondeur du sport.

L’organisme public peut requérir la présentation d’un dossier de qualification qui indique l’expérience du soumissionnaire. Il peut ainsi exiger que l’entrepreneur ait participé à des projets similaires réalisés récemment et fasse état de l’expérience de chacun des membres de son équipe qui seraient affectés au projet.