Le promoteur accorde un contrat de conception-construction ou des contrats séparés de conception et de construction, à moins qu’il réalise lui-même ces activités (on utilise alors l’expression « en régie »). L’attribution de contrats peut se faire de trois façons :
- De gré à gré, en s’adressant directement à l’organisme qui effectuera la conception ou la construction (les groupes de bénévoles entrent dans cette catégorie, l’entente avec la municipalité constituant une sorte de contrat);
- Par appel d’offres sur invitation (le promoteur invite directement des organismes à déposer des offres);
- Par appel d’offres public (le promoteur rend publique une invitation à déposer une offre. Tous les organismes qui le souhaitent peuvent alors en déposer une).
Au Québec, l’attribution de contrats par les municipalités est régie par le projet de loi no 122, adopté en juin 2017[1], en vertu duquel :
- Une municipalité peut accorder un contrat de gré à gré lorsque la valeur du contrat est inférieure à 25 000 $, taxes comprises. Si la municipalité a adopté une réglementation qui précise les conditions d’attribution du contrat, la limite pour l’attribution de contrats de gré à gré peut être portée à un maximum de 100 000 $;
- Une municipalité peut procéder par appel d’offres sur invitation pour tout contrat de moins de 100 000 $. Au moins trois soumissionnaires doivent être invités;
- Une municipalité doit procéder par appel d’offres public pour tout contrat de plus de 100 000 $.
[1] https://www.mamot.gouv.qc.ca/fileadmin/publications/Muni_express/muni_express_pl_122.pdf
Sélection de l’entrepreneur
Les critères de sélection suivants sont recommandés pour faciliter le choix d’un entrepreneur dans le cadre d’un appel d’offres de gré à gré. On tente ici de concilier la compétence et la compréhension de l’activité, nécessaires à la livraison d’un produit proposant une expérience de qualité.
- Licence d’entrepreneur en construction (RBQ);
- Assurance responsabilité-civile et assurance erreurs et omissions;
- Expérience pertinente (au moins trois références à vérifier);
- Qualifications professionnelles facultatives (PTBA[1], APPQ, etc.);
- Expérience de l’équipe assignée au projet;
- Type d’équipement utilisé;
- Expérience de gestion de projets avec des bénévoles;
- Un minimum de trois projets de référence de calibre comparable;
- Un minimum de trois ans d’expérience en aménagement de sentiers ou de parcs;
- Une liste de qualifications de l’entreprise (licence RBQ, entre autres), selon les caractéristiques du projet;
- Une liste du personnel clé (avec cartes de qualifications/certifications) et des équipements utilisés pour le projet;
- Le cadre de gestion de risque sur le chantier;
- Une police d’assurance-responsabilité, avec possibilité d’ajouter le client (la municipalité) comme assuré additionnel au contrat;
- Un échéancier clair avec des dates fixes de livrables;
- Des conditions de paiement flexibles.
Au Québec, pour les projets publics, vous devez également exiger une attestation de revenu[2] de Revenu Québec. À noter que la plupart des entreprises spécialisées en aménagement d’infrastructures de vélo sont de petites PME et n’ont pas les moyens de déposer des cautions de soumission ou d’exécution majeures. La majorité des projets de sentiers qui sont l’objet d’appel d’offres n’ont pas de clause de cautionnement, mais peuvent contenir une clause de rétention pour garantie (généralement 5 à 10 % sur 1 an).
[1] Professional Trailbuilders Association, http://www.trailbuilders.org/
[2] https://www.revenuquebec.ca/fr/attestation-de-revenu-quebec/
L’appel d’offres public doit exiger des soumissionnaires qu’ils prouvent leur qualification professionnelle, et la méthode d’évaluation doit en tenir compte :
- Éléments obligatoires sans lesquels la soumission est rejetée (ex. : on peut exiger une licence de la RBQ, si applicable, des assurances, etc.);
- Éléments dont la présence constitue un atout (ex. : expérience, qualification professionnelle) si le choix du soumissionnaire se fait sur la base d’un pointage et non seulement du plus bas prix.
Critères d’exclusion d’un entrepreneur dans un processus d’appel d’offres public
Pour éviter de devoir donner le contrat à un entrepreneur qui ne connaît pas les besoins précis de l’activité (par exemple, la construction de sauts, qui repose sur des connaissances apprises sur le terrain), certains critères pourront être incorporés dans la grille d’évaluation. Autrement, il y a peu de cas où un candidat sera éliminé du processus.
« En résumé, il y a donc quatre motifs qui peuvent aboutir à l’élimination d’un candidat :
- Élimination pour dossier incomplet ou par interdiction de soumissionner;
- Élimination pour insuffisance de capacité;
- Élimination pour non-atteinte des niveaux minimaux demandés
- Sélection des meilleurs candidats[1] »